Une télé secrétaire de proximité

Le télésecrétariat est une d’externalisation des services de secrétariat. C’est un procédé qui permet de confier les tâches liées au secrétariat à une personne ou un groupe de personnes qui exerce cette activité par ligne téléphonique, email et les différentes voies de communication à distance.

Les compétences d’une secrétaire à distance

La personne (télésecrétaire) doit être pluridisciplinaire et capable de gérer les appels téléphoniques et courriels en votre nom. Cela implique qu’elle doit maitriser l’activité que vous exercez afin de répondre convenablement aux préoccupations des clients, des prospects et éventuellement des fournisseurs. Le télésecrétaire est une personne qui joue les mêmes rôles qu’une secrétaire physique, mais en dehors de l’entreprise.

La gestion des appels téléphoniques

Il s’agit ici d’un centre de contact téléphonique entre vous et le monde qui vous entoure. La personne chargée d’effectuer cette tâche assure la permanence téléphonique. Elle reçoit les appels en votre nom ou au nom de votre entreprise et en émet sur votre demande. Le travail de secrétariat est une activité méticuleuse et chronophage, surtout pour une personne n’ayant pas été instruite spécialement pour cela. Il vous serait vraiment difficile malgré votre bonne volonté de combiner votre travail et celui de secrétariat d’autant plus que le travail de secrétariat nécessite beaucoup de temps et d’application. Il vous suffit alors de confier la gestion de la permanence téléphonique à un secrétaire détaché afin de vous consacrer à l’activité qui donne à votre entreprise, sa raison d’être.

La gestion de votre agenda

Le secrétaire transcrit dans un calepin, les différents appelants afin de vous rendre fidèlement compte ; il qualifie l’appel selon l’échange effectué et les besoins de l’interlocuteur. Le télésecrétaire assure également la gestion de votre agenda ainsi que vos messages entrants. Il établit le programme de votre journée de manière convenable qu’il vous transmet par courriel ou par une plateforme spécialement dédiée à cela. Il répond également aux messages à votre place comme un professionnel du métier.

Une prise en charge sur-mesure

Les appels sont gérés convenablement par le secrétaire à distance selon une charte bien définie qui lui est imposée soit par vous, bénéficiaire de ses services, soit en accord avec vous. Cette charte permettra de mettre en valeur votre entreprise et le secteur d’activité dans lequel vous opérez.

Le télésecrétariat médical

Le télésecrétariat médical est la forme la plus répandue de secrétariat à distance. Comme son nom l’indique, le télésecrétariat médical est l’exercice du métier de secrétaire détaché dans le domaine de la médecine.

Il est important que le médecin soit constamment au pied de ses malades afin de s’enquérir de leur état de santé et la réussite du traitement appliquée. Il doit également être concentré et focalisé sur ses patients, ainsi que le moyen de les soigner en vue de leur guérison.

L’exercice de ses fonctions ne permet pas au médecin de s’adonner au travail de secrétaire. Pour cela, il est indispensable pour tout médecin ou établissement de santé de disposer d’un secrétariat détaché disponible 24H/24 et 7J/7 à l’écoute des patients et des usagers de l’hôpital.